Autor: Alfred Giesen, Gemeinde Büttelborn

Voice over IP - Einsatz von Swyxware im Büttelborner Rathaus

Für die neue Aussenstelle mussten kurzfristig EDV- und Telefonanschlüsse zur Verfügung gestellt werden. Während der EDV-Anschluss problemlos war, hätte die Erweiterung der bestehenden Telefonanlage um 5 Nebenstellen hohe Kosten verursacht. Die Verantwortlichen im Rathaus suchten daher nach Alternativen und fanden diese in der zukunftsorientierten IP-Telefonie-Lösung Swyxware.

Die Gemeinde Büttelborn liegt im Süden des Rhein-Main-Gebietes zwischen Frankfurt, Mainz und Darmstadt. Sie gehört zum Kreis Groß-Gerau. In den drei Ortsteilen Büttelborn, Klein-Gerau und Worfelden leben rund 13.400 Einwohner. Von den insgesamt 165 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (67 Vollzeit/98 Teilzeit) der Gemeinde sind 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung tätig (35 Vollzeit/25 Teilzeit) – 54 von ihnen arbeiten an EDV-gestützten Arbeitsplätzen.

Anfang 2002 stand fest, dass der Fachbereich Soziales, Kultur und Sport in ein anderes Gebäude am Rathausplatz umziehen musste. In der neuen Nebenstelle mussten kurzfristig die erforderlichen EDV- und Telefonanschlüsse bereitgestellt werden. Der EDV-Anschluss war problemlos: Per Glasfaser unter dem Rathausplatz wurden die neuen Räumlichkeiten an das bestehende Intranet und damit auch an das breitbandige Internet angebunden. Problematisch wurde der Telefonanschluss. Die Gemeinde hatte eine herkömmliche Telefonanlage gemietet. Für die Erweiterung der Anlage um 5 Nebenstellen verlangte der Vertragspartner eine zusätzliche jährliche Miete von 32.000 Euro*.

Auf der Suche nach einer kostengünstigeren Lösung informierte sich die Gemeinde Büttelborn über alternative Systeme. IP-Telefonie (auch VoIP = Voice over Internet Protocol) – das Telefonieren über das vorhandene Computernetzwerk auf der Grundlage des Internetprotokolls – kristallisierte sich als Lösung heraus. Produkt- und Preisvergleiche sprachen für die Komplettlösung Swyxware der Firma Swyx. SwyxWare ist eine softwarebasierte IP-Telefonanlage, die nicht nur alle Aufgaben einer klassischen TK-Anlage übernimmt, sondern auch viele neue Telefoniefunktionen für die Teilnehmer im Netz zur Verfügung stellt.

Für die Entscheidungsfindung wurden sowohl die Kosten für eine Erweiterung um 5 Nebenstellen als auch die Kosten für eine Komplettumstellung auf die softwarebasierte IP-Telefonielösung mit Swyxware gegenüber gestellt.

Kostengegenüberstellung 1 (Erweiterung)

Herkömmliche Telefonanlage
32.000 Euro
VoIP-Lösung mit Swyxware
16.300 Euro

Bei der Kostengegenüberstellung für eine Komplettumstellung musste dabei eine Ablösungszahlung von 42.000 Euro für das alte TK-System berücksichtigt werden, da der Vertrag mit dem bisherigen Anbieter eine Laufzeit bis 2008 vorsah.

Kostengegenüberstellung 2

(Komplettumstellung / berechnet auf 10 Jahre)

Herkömmliche Telefonanlage
132.000 Euro

IP-Telefonie-Lösung mit Swyxware
73.000 Euro
+ 42.000 Euro Vertragsablösung
= 115.000 Euro


Die Gegenüberstellung der Kosten fiel in beiden Berechnungsszenarien zu Gunsten der IP-Telefonie-Lösung mit Swyxware aus. Die Gemeindegremien entschieden sich für einen Komplettumstieg auf die softwarebasierte IP-Telefonanlage. Neben den Kosten waren auch andere Gründe ausschlaggebend dafür: mit VoIP setzte man auf eine ausbaufähige Zukunftstechnologie. In Büttelborn erforderten Sachzwänge eine kurzfristige Entscheidung –gewünscht hätte man sich einen mittelfristigen Planungs- und Entscheidungszeitraum, da in diesem Fall auch eine Ablösungszahlung zu vermeiden bzw. wesentlich zu verringern gewesen wäre.

Zudem war die Wiederbesetzung der Stelle der Telefonistin (Ausscheiden wegen Altersteilzeit) aufgrund der Möglichkeiten der neuen IP-Telefonie-Lösung nicht mehr notwendig. Dadurch spart die Gemeinde Büttelborn auf Dauer jährlich rd. 23.000 € ein.

Für die Realisierung holte man eine Firma ins Boot, zu der bereits im Zusammenhang mit der Breitbandnutzung Geschäftsverbindungen bestanden. Obwohl gleichzeitig mit der Umstellung auf das neue Telefonsystem ein Providerwechsel durchgeführt wurde, traten keine größeren Schwierigkeiten auf.

Bereits kurzfristig konnten Vorteile der IP-Telefonie-Lösung genutzt werden, z. B erhielt jeder Bedienstete einen eigenen Telefonanschluss. Eine eigene Voice-Mailbox ist nun vorgesehen, so dass Bürgerinnen und Bürger immer einen direkten Ansprechpartner oder zumindest eine persönliche Mailbox erreichen. Unkompliziert läuft es jetzt auch ab, wenn ein Bediensteter innerhalb der Verwaltung „umzieht“. Die hausinternen Netzwerk-Administratoren führen die erforderlichen Anpassungen durch und es entstehen keine Extra-Kosten mehr – bisher waren jeweils 250 Euro an den externen TK-Anlagenbetreuer fällig.

Für die nahe Zukunft ist in Sachen IP-Telefonie in Büttelborn die Nutzung der gesamten Palette der Möglichkeiten von Swyxware geplant. Über die Aufgaben der klassischen TK-Anlage hinaus sollen dann viele Features von Swyxware genutzt werden, die den Gemeindebediensteten eine effizientere Gestaltung ihrer Arbeit ermöglichen. Dabei wird eine gleichzeitige Steigerung des Services für die Bürgerinnen und Bürger von Büttelborn erreicht, z.B. durch den Routing Manager, der für eine intelligente Anrufweiterleitung sorgt. Features wie Least Cost Routing werden eine Verbesserung der Kostensituation ermöglichen. In Büttelborn denkt man aber auch über „den Tellerrand“ hinaus: interkommunale Zusammenarbeit bei IP-Telefonie ist ebenso Thema wie IP-Telefonie über das in Büttelborn zur Verfügung stehende rückkanalfähige Breitbandnetz.

Als Partner steht der Gemeinde Büttelborn dafür die Citkomm services GmbH zur Seite. Die Citkomm services ist zertifizierter Swyx Solution Partner und konzentriert sich ausschließlich auf den Markt der Kommunen, kommunaler Unternehmen sowie sonstiger Non-Profit-Unternehmen. Als Tochtergesellschaft des kommunalen IT-Dienstleisters KDVZ Citkomm kennt die Citkomm services die besonderen Spezifika dieses Marktes – eine gute Voraussetzung, um Büttelborn als Systemintegrator beim optimalen Einsatz von Swyxware zu unterstützen.

* Beträge gerundet

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