Autor: CYTEL Technology AG

Mit VoIP auf Nummer sicher

Als modernes Unternehmen sind die Technischen Werke Schussental (TWS) mit rund 100 Mitarbeitern in den Sparten Energie, Wasser und Dienstleistungen tätig. Die Technischen Werke Schussental sind engagiert für die Erhaltung und die Verbesserung der Lebensqualität in der Region. Das Ziel der TWS ist es, den Menschen in der Region größtmögliche Sicherheit bei der hochwertigen Versorgung mit Energie, Wasser und Dienstleistungen zu garantieren. Die Nähe zum Kunden ist dabei für die TWS als regional ausgeprägtes Unternehmen selbstverständlich. Als naheliegendes Unternehmen verfolgt die TWS auch in schwierigen Zeiten eine aktive und offene Kommunikationspolitik. Informationen über energieeffizientes Handeln, innovative Techniken und die Fördermöglichkeiten durch die TWS sind auf Foren, Veranstaltungen und auf den regionalen Messen erhältlich.

Eine veraltete Telefonanlage und die Herausforderung

Die vorhandene Alcatel-Telefonanlage war nach etwa dreißig Jahren völlig veraltet. „Es war schwer, Ersatzteile oder neue Systemtelefone zu bekommen“, erinnert sich Frank Thurner, IT-Leiter bei TWS. „Zudem gab es nur noch wenige Serviceunternehmen, die überhaupt in der Lage waren, das vorhandene System zu warten oder Änderungen vorzunehmen.“ Dann kam im August der Neubau des Bürogebäudes: Anlass genug, das gesamte Unternehmen auf eine moderne Telefoninfrastruktur umzustellen.

Die Anforderungen an das neue System wurden klar definiert – laut Thurner neben einer dataillierten Projektplanung nebst Pflichtenheft eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Gelingen eines solchen Vorhabens. Zusätzlich zu einer hohen Zuverlässigkeit sollte sich die künftige Anlage nahtlos in vorhandene Softwaresysteme integrieren lassen, vor allem in das Dokumentenmanagementsystem Consolidate C4. Zu den Vorgaben zählten auch die intelligente Rufeingangsverteilung unter Berücksichtigung wechselnder Rufumleitungen auf Bereitschaftsmitarbeiter.

Außerdem sollte die Anlage VoIP- und ISDN-fähig sein, denn Thurner wollte Voice over IP zunächst für die internen Gespräche testen und der Sicherheit halber für externe Telefonate vorerst noch ISDN nutzen, um danach ganz auf VoIP umzusteigen. Eine Vorgehensweise, die sich gerde für mittelständische und etwas größere Unternehmen empfiehlt.

Die Entscheidung

So konzentrierte sich Thurner bei der Auswahl in erster Linie auf klassische ISDN und Hybridanlagen diverser Hersteller sowie auf die softwarebasierte, reine VoIP Telefonanlage CYTEL.iBX, die nicht zuletzt wegen günstiger Anschaffungskosten und des geringen Schulungs- und Wartungsaufwandes das Rennen machte. Einen zusätzlichen Vorteil der Cytel-Anlage sieht Thurner darin, dass sie als eine der wenigen IP-PBX weltweit auf Windows basiert und somit kein Linux Know-how erfordert. So wurde die CYTEL.iBX VoIP Telefonanlage für Microsoft® Windows® als Hauptanlage mit 30 externen ISDN-Leitungen und 32 internen S0 (interner NTBA) implementiert. Auf den Arbeitsplätzen wurde CYTEL.iBX Office als CTI-Client und zur Steuerung der IP-Tischtelefone installiert.

VoIP im täglichen Einsatz bei TWS
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Bei der Auswahl der IP-Endgeräte fiel die Entscheidung für Geräte von snom technology aus. Dabei waren Thurner die hohe Funktionalität, PoE-Fähigkeit, absolute Kompatibilität zur Cytel-Anlage und nicht zuletzt die Sicherheitsfeatures, für die snom bekannt ist besonders wichtig. „Die einfache intuitive Bedienung war ebenso Kriterium wie die Möglichkeit, Headsets anzuschließen“, sagt Thuner. „Außerdem sollte der Telefonhersteller in der Lage sein, auch in kommenden Jahren Telefone für weitere Arbeitsplätze zu liefern oder bei Bedarf Austauschgeräte anzubieten.“

Rollout

Heute steht bei TWS die CYTEL.iBX als Hauptanlage mit 60 externen ISDN-Leitungen und einem internen S2m (interner NTBA für Modempools und DECT-Controller). Ein remote-Office ist mit drei Usern in Betrieb.

VoIP-Telefon snom mit der Cytel.iBX Office
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Auf den Arbeitsplätzen dient CYTEL.iBX Office als CTI-Client und zur Steuerung der IP-Tischtelefone. 140 IP-Telefone snom 320 und snom 360 sind im Einsatz. Für das ergonomische Telefonieren wurden 20 Headsets von Plantronics angeschafft.

In Sachen Mobilität setzt TWS zusätzlich auf ein DECT-Netzwerk, wofür eine Avaya-Anlage an die Hauptanlage angeschlossen wurde. Die Maßnahme erwies sich letztes Jahr als notwendig, da der Markt noch über keine ausgereifte Lösung für SIP und DECT aus einer Hand verfügte. Mittlerweile ist diese Option bei Cytel integriert.

In Sachen Notruf richtete TWS Rufweiterleitungen auf die Mobiltelefone der Bereitschaftsmitarbeiter ein. Diese Handys sind als zweites Profil in der Anlage eingebucht. Der Mitarbeiter, der den Notruf erhält, kann den Ruf direkt weiterleiten bzw. andere Notstellen informieren. Um absolute Erreichbarkeit zu gewährleisten, laufen die Notrufnummern noch über ISDN.

Die Installation der IP-Telefonanlage und der Endgeräte überließ Thurner Cytel. Gleichzeitig wurde Thurner so geschult, dass er die Wartung künftig selbst übernehmen kann, was eine immense Kostensenkung bedeutet. Dank der Möglichkeit von Cytel, viele Einstellungen im Vorfeld zu konfigurieren, dauerte der eigentliche Rollout mit 140 Nebenstellen und 60 DECT-Endgeräten nur anderthalb Tage. Die Installation des CTI-Clients erledigte nach dem Umzug Thurner in Eigenregie. Der Projektpreis inklusive Installation und Schulung liegt bei dieser Größenordnung im mittleren fünfstelligen Bereich.

Fazit

„Entscheidend war die genaue Planung“, blickt Thurner zurück. „Das betrifft sowohl die Organisation der Eingangsroutings, den Aufbau der Notrufzentrale und auch die Frage, wie man die Vielzahl an neuen Funktionen optimal und gewinnbringend in die Unternehmensabläufe integrieren kann“. In Kürze plant TWS den Einsatz eines GSM Gateways, um die mobilen Telefonkosten weiter zu senken. In einigen Abeilungen steht die baldige Ablösung von ISDN durch Voice over IP bevor.

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