Autor: snom technology AG

snom auf dem Campus

Im Grunde ist das Studentenwerk Freiburg ein ausgewachsenes mittelständisches Dienstleistungs-Unternehmen: Seine 400 Mitarbeiter sind für die soziale Betreuung von mehr als 35.000 Studierenden an der Universität Freiburg und an acht weiteren Hochschulen in der Region verantwortlich. Das Studentenwerk finanziert sich durch eine Finanzhilfe des Landes Baden-Württemberg, durch die Semesterbeiträge der Studierenden und durch eigene Einnahmen aus Miete oder Gastronomie. Das Studentenwerk hilft bei der Organisation alltäglicher Dinge rund um das Studium – und tut dies an neun Hochschulen in Freiburg, Offenburg, Gengenbach, Furtwangen, Kehl und in Villingen-Schwenningen. 35.000 Kunden im gesamten badischen Raum – entsprechend hoch sind die Anforderungen, die das Studentenwerk inzwischen an seine Kommunikationsinfrastruktur stellen muss.

„Uns war eine flexible Technologie wichtig, die modulare Erweiterungen gestatten sollte“, so Dieter Roß. „Herstellerunabhängigkeit und die Möglichkeit, jederzeit Applikationen integrieren zu können, gehörten auch zu unserem Anforderungsspektrum. Keinesfalls wollten wir uns wieder an ein so proprietäres und unflexibles System binden, wie es unsere alte Telefonanlage war.“ Eine für jede Nebenstelle integrierte individuelle Mailbox gehörte genauso zu den Ansprüchen des Studentenwerks wie ein zentraler Faxserver, der dafür sorgt, dass Faxe direkt vom PC empfangen und versendet werden können. Auch eine CTI-Anbindung sollte den Anwendern beim Studentenwerk die Arbeit erleichtern. Dank CTI – Computer Telefonie Integration – können die Benutzer direkt aus Computerprogrammen auf ihrem Desktop heraus Anrufe annehmen oder selbst tätigen. Auch die Vermittlung von Telefongesprächen und Telefonkonferenzen ist per CTI möglich. Des Weiteren bieten die meisten CTI Anbindungen auch die Möglichkeit, die jeweiligen Telefonkontakte durch kurze Notizen auf dem neuesten Stand zu halten – gerade bei sehr vielen Kontakten ist das oft ausgesprochen hilfreich.

Das Studentenwerk setzte sich in der Folge mit einer ganzen Reihe möglicher VoIP-Projektpartner in Verbindung. Der Freiburger Dienstleister badenIT GmbH, ein Tochterunternehmen des südbadischen Energieversorgers badenova, erhielt den Zuschlag. „badenIT hat uns einfach mit der größten Kompetenz und dem besten Angebot überzeugt“, sagt Dieter Roß. Die Spezialisten der badenIT waren es auch, die dem Studentenwerk den Einsatz der IP-Telefonanlage von Asterisk vorschlugen, eine der führenden Open Source IP PBX Lösungen weltweit. Ein besonderer Vorteil der Open Source-Lösung von Asterisk: es gibt keinerlei Lizenzkosten, unabhängig davon, wie viele Nebenstellen man an seine VoIP-Anlage sofort oder zukünftig anbinden möchte. Auch von den VoIP-Telefonen von snom, die die badenIT als Endgeräte empfohlen hatte, war das Studentenwerk nach einem gründlichen Test rundum überzeugt. Die snom technology AG aus Berlin gehört seit mehr als zehn Jahren zu den Vorreitern in der VoIP-Industrie. snom entwickelt und produziert VoIP-Business-Telefone, die auf dem offenen Standard SIP (Session Initiation Protocol) basieren und die für Qualität, Benutzerfreundlichkeit und hohe Sicherheitsstandards bekannt sind.

Eine neue Technologie wie VoIP einzusetzen bedeutet nicht zwangsläufig, sich komplett und über Nacht von der vorhandenen Hardware-Infrastruktur zu trennen: badenIT und das Studentenwerk favorisierten eine sanfte Migration. Im ersten Schritt testete die badenIT deshalb, ob das bestehende Netzwerk des Studentenwerks grundsätzlich die für eine VoIP-Lösung nötige Kapazität mitbrachte. Die Analyse der Netzwerkumgebung auf VoIP-Tauglichkeit verlief zur Freude der Verantwortlichen positiv – auch ohne die neuesten Standards war eine problemloser Wechsel auf VoIP und damit eine schrittweise Umstellung möglich. Anschließend wurde die neue Asterisk IP PBX vorkonfiguriert und für die Anbindung an die bestehende Siemens-Telefonanlage vorbereitet. Für eine Übergangsphase sollten die alte und die neue Technologie beim Studentenwerk noch parallel arbeiten. Schließlich schaltete badenIT das neue System vor die bestehende Telefonanlage. Nachdem diverse Tests und individuelle Anpassungen durchgeführt waren, konnten sämtliche Gespräche über die Asterisk Anlage eingehen und dann auf die zugeordneten Nebenstellen verteilt werden. Die Mitarbeiter des Studentenwerks konnten dann Zug um Zug ihre alten Systemtelefone durch die neuen snom VoIP-Telefone ersetzen. Erst nach Ablösung des letzten Systemtelefons durch ein modernes snom Gerät wurde die alte Telefonanlage beim Studentenwerk Freiburg endgültig abgeschaltet.

Die aktuelle VoIP-Lösung, die das Studentenwerk an seinem Hauptsitz nun realisiert hat, verfügt über einen Multiplexanschluss mit 30 ISDN-Leitungen und über 110 snom Endgeräte. Im Einsatz sind drei VoIP-Telefon-Modelle mit etwas unterschiedlichen Funktionen: das snom 300 als Basisprodukt, das alle wichtigen Office-Funktionen erfüllt; das snom 320, das zusätzlich über Funktionen wie Freisprechen und Dreierkonferenz verfügt; und das snom 360, das schließlich auch komplexere Telefon-Funktionen wie Details zu Anrufen und verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten bietet. Hilfsoptionen sind per Browser über den angeschlossenen PC zugänglich. „Für die Mitarbeiter ist die Bedienung des Telefons durch die Wählhilfe, das automatische Telefonjournal, die Anzeige unbearbeiteter Anrufe oder die Anruferidentifikation sehr viel einfacher und effizienter geworden“, sagt Dieter Roß. „Unsere Anwender sind sehr zufrieden.“ Weitere Komfortmerkmale der snom Telefone wie ein eigenes Telefonbuch im Endgerät, Rückruf-Funktionalitäten und die Signalisierung von Voice-Mail-Nachrichten am Telefon optimieren das Telefonieren zusätzlich. Auch die erweiterte Nutzung von Mehrwert-Applikationen, etwa der Einsatz eines integrierten Voice-Mail-Systems und einer CTI-Anwendung, sind nun möglich. Das Voice-Mail-System zeigt eingegangene Sprachnachrichten über eine Leuchtdiode am Endgerät an und verschickt sie auf Wunsch direkt per E-Mail an den Benutzer. Zudem können die Mitarbeiter des Studentenwerks – per PIN geschützt – auch jederzeit Fernabfragen über ihre eingegangenen Nachrichten tätigen. Die CTI-Anwendung gestattet den Mitarbeitern beispielsweise aus Microsoft Outlook heraus zu wählen. Dies funktioniert über die sogenannte TAPI-Schnittstelle, das Telephony Application Programming Interface. Ein Anruf kann dadurch auch direkt über das Anklicken der Telefonnummer im Intranet des Studentenwerks erfolgen – dafür wurde eine spezielle Funktion in die Telefonlisten integriert.

Durch die VoIP-Telefonanlage sind beim Studentenwerk Freiburg die gesamten Abläufe rund ums Telefonieren einfacher, effizienter und komfortabler geworden – auch die Verwaltung der Telefonanlage. Der Rat der badenIT, das sehr offene und moderne Open-Source System Asterisk einzusetzen, erwies sich als goldrichtig. Kundenspezifische Anpassungen ließen sich hier problemlos vornehmen, und das Studentenwerk kann flexibel die Funktionen einsetzen, die von den Mitarbeitern auch genutzt werden. So hat badenIT beispielsweise speziell für das Studentenwerk eine Software zur zentralen Konfiguration der snom Endgeräte und eine Administrationsoberfläche zur Einrichtung von Nebenstellen entwickelt.

snom 370 snow edition,
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Durch die Adminoberfläche können die Administratoren des Studentenwerks Nebenstellen selbstständig anlegen und typische Einstellungen wie Name, Rufnummer, Berechtigungsstufe und Einstellungen zur Voice-Mail komfortabel über eine Weboberfläche konfigurieren. Und all das geht intern und ohne teure externe Technikerstunden, wie sie mit der alten Anlage notwendig waren. Die Verantwortlichen des Studentenwerks selbst können die VoIP-Telefone und die Nebenstellen ohne großen Aufwand zentral administrieren und verwalten. Jedes Telefon wird im System angelegt und bezieht nach dem ersten Start automatisch seine Einstellungen. So ist das Gerät innerhalb von Minuten fertig konfiguriert und einsatzbereit. Auch das Aufspielen neuer Firmwareversionen für die snom Telefone kann von einem einzigen Administrationspunkt aus und vollkommen automatisiert erfolgen. Möglich wird die zentrale Einrichtung und Konfiguration der Endgeräte durch eine datenbankgestützte Anwendung. Die Telefoneinstellungen werden dabei entweder als feste Vorgaben auf die Endgeräte übertragen oder als Standardeinstellungen aufgespielt, die bei Bedarf jederzeit durch den Endanwender überschreibbar sind – etwa für die Auswahl eines individuellen Klingeltons.

„Bei badenIT haben wir zur rechten Zeit das optimale Know-how gefunden“, sagt Dieter Roß vom Studentenwerk. „Mit badenIT und der Lösung aus Asterisk Anlage und snom Endgeräten haben wir unser Ziel, komfortabler und günstiger zu telefonieren, schnell und unbürokratisch erreicht.“ Ein entscheidender Vorteil der neuen VoIP-Anlage: durch das IP-basierte Firmennetz kann das Studentenwerk auch in Zukunft auf alle Veränderungen und neuen Anforderungen flexibel reagieren. Nicht zuletzt die Anbindung von Home Offices oder von Außenstellen ist dank VoIP-Telefonie jetzt sehr viel einfacher als früher. „Das wird bei uns gerade relevant“, erklärt Dieter Roß. „Bedingt durch Umzüge und Erweiterungen von Außenstellen arbeiten wir gerade an einer neuen Konzeption, die das snom 370 einschließt. Das snom 370 ist nämlich in der Lage, eigenständig VPN-Verbindungen aufzubauen. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter in den Außenstellen oder Home Offices so in das unternehmensinterne Netzwerk einloggen können, als seien sie vor Ort. Die Perspektive ist, dass wir unsere klassischen Telefonanschlüsse in den Außenstellen ganz kündigen und auch die Telefonie dort nur noch über unser IP-Netz realisieren.“ Das snom 370 wird beim Studentenwerk Freiburg bereits erfolgreich getestet, fünf oder sechs weitere Geräte sollen schon in naher Zukunft angeschafft werden. Laut Dieter Roß geht der tatsächliche Bedarf aber in die Dutzende – nämlich dann, wenn die Telefonie in den Außenstellen ganz mit snom 370ern und per Virtual Private Network realisiert wird. Angst vor großen Kosten brauchen die Verantwortlichen bei solch einer Ausweitung ihrer Telefonie jedenfalls nicht mehr zu haben: Durch seine moderne VoIP-Anlage hat das Studentenwerk Freiburg eine Flexibilität gewonnen, wie sie bei der alten, proprietären Technik undenkbar gewesen wäre.

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